Les 9 réflexes gagnants pour détecter les appels d’offres

Comment identifier les appels d’offres privés qui ne paraissent pas sur les plateformes dédiées ? Comment être identifiés par les organisations publiques et privées pour être invités à répondre à un appel d’offres ? Que faire pour augmenter ses chances de remporter des appels d’offres ? Doit-on conclure lorsqu’on ne remporte pas un appel d’offres que les « dés étaient pipés » comme on l’entend souvent ? Ou aurions-nous pu remporter cet appel d’offres en entrant plus tôt dans le processus de son émission ? Découvrez les 9 réflexes gagnants pour détecter les appels d’offres

Gagner un appel d’offres surtout pour une PME peut-être une source significative de revenus et souvent sur plusieurs années. Malgré les idées reçues, les appels d’offres qu’ils soient privés ou publics sont à la portée des PME et même des TPE. Encore faut-il en avoir connaissance. Pour les appels d’offres publics c’est en apparence plus simple puisqu’au-delà de 40 000 euros il existe une obligation de publicité. Pour les appels d’offres privés il faut déjà avoir été identifié par l’entreprise émettrice pour être inclus dans la consultation.

Qu’il soit privé ou public, remporter un appel d’offres ne s’improvise pas et de nombreuses entreprises consacrent beaucoup de temps et d’énergie pour des taux de succès très faibles. Alors quelle est la solution ?

D’abord de la méthodologie

Pour remporter un appel d’offres il faut une véritable méthodologie : de la réponse, à la négociation en passant par la soutenance lorsque ces deux dernières étapes existent, ce qui n’est pas toujours le cas notamment dans le cadre des appels d’offres publics.

Connaître le contexte et les enjeux de l’entreprise ou organisation émettrice

Pour rédiger une réponse qui saura séduire notre prospect, il est essentiel de le connaître et comprendre qui il est et à quels enjeux il fait face. Lorsqu’on ne connaît pas le prospect et qu’il ne nous connaît pas, le taux de succès est de l’ordre de 10% en moyenne. Répondre à des appels d’offres finit alors par coûter cher en temps et en énergie pour un résultat décevant. Sans compter l’impact sur le moral des équipes qui finissent par se démotiver.

 

Connaître les critères d’achats

Parmi les idées reçues sur les appels d’offres — eh oui il y en a beaucoup d’autres — figure en bonne position la croyance selon laquelle le prix est le critère principal des acheteurs. Qu’il s’agisse d’appels d’offres publics ou privés, les critères d’achats sont nombreux et variés. Pour les appels d’offres privés par exemple, les acheteurs sont en effet influencés par la notoriété des entreprises consultées puisque ce critère pèse en moyenne pour 19% dans la décision. Les échanges intelligents en amont du lancement de la consultation comptent quant à eux pour 28%. https://www.gpomag.fr/web/finance-gestion/finance/appels-d-offres-les-cles-pour-gagner

Rédiger une réponse de qualité

La qualité de la réponse est également extrêmement importante et la compréhension des enjeux de l’organisation émettrice. Nombre d’entreprises continue à envoyer des dossiers de réponse impersonnels parlant essentiellement d’elles-mêmes.

D’où l’importance de bien connaître l’entreprise ou institution émettrice de l’appel d’offres.

La meilleure chance de remporter un appel d’offres notamment privé, est d’être le plus en amont possible du projet du client. On pourra ainsi influencer le cahier des charges ou même dans le meilleur des cas participer à sa rédaction. Comment faire alors pour identifier les organisations susceptibles d’émettre des appels d’offres que nous pourrions remporter, se faire connaître d’elles et susciter leur intérêt ?

Les 9 réflexes gagnants pour détecter les appels d’offres :

1.    Collecter de l’information

La première étape consiste à cibler les entreprises/instituions/collectivités qui nous intéressent et auxquelles nous pensons pouvoir vendre nos produits ou services. On peut choisir d’établir des priorités pour ne pas s’éparpiller. Qui trop embrasse mal étreint !

 

2.    Utiliser les outils de veille sur internet :

Une fois le ciblage effectué vous devrez mettre en place un travail de collecte d’informations. Mettez en place une veille à la fois sur l’actualité de vos prospects mais également sur votre secteur d’activité. Cela vous permettra de nourrir les discussions futures avec ces derniers et générer des contenus de qualité.

Voici quelques outils :

Les gratuits :

Les payants :

3.    Se faire connaître

Soyez présents sur le marché et occupez le terrain : plus vous serez visible et plus vos prospects auront confiance dans votre entreprise, son sérieux et sa pérennité. Si vos budgets ne vous permettent pas d’engager des frais de publicité, vous pouvez toujours à faible coût travailler votre visibilité.

  • Conférences et salons : allez à la rencontre de vos prospects sur leur stand, même si vous n’y trouverez pas vos futurs interlocuteurs vous pouvez néanmoins obtenir de précieuses informations sur l’actualité de l’organisation ciblée, un nom, une mise en relation. Ayez l’esprit ouvert, certains contacts peuvent s’avérer plus utiles qu’on ne l’aurait pensé de prime abord.
  • Donnez de la voix : proposez des interventions gratuites sur des salons, conférences et autres évènements sur vos innovations, ou des business case (cas clients) inspirants ou même des témoignages en live de vos clients.
  • Partenaires : quelles sont les entreprises que vous connaissez ou que vous pouvez rencontrer qui travaillent déjà avec certains de vos prospects. N’hésitez pas à être les premiers à leur proposer des mises en relation. Il faut savoir donner pour recevoir !

 

4.    Travailler son réseau

  • Faites le point sur les personnes de votre réseau qui pourraient vous informer sur l’actualité et les enjeux de vos clients et/ou qui pourraient vous présenter quelqu’un.
  • Utilisez LinkedIn pour savoir où vos clients, partenaires et amis ont travaillé avant. Ils ont peut-être encore des contacts dans les organisations qu’ils ont quittées.
  • Rejoignez des réseaux d’affaires : BNI, fédérations de votre secteur d’activité, Chambre de commerce et d’Industrie de votre région (CCI). Des programmes tel que Plato créés par de nombreuses CCI visent à favoriser les liens entre PME et grandes entreprises de leur région https://www.entreprises.cci-paris-idf.fr/web/club/reseau-plato,

 

5.    Apporter de l’information

  • Dans le cadre d’appels d’offres publics comme privés, ce sont souvent les responsables achats ou Directeur des Achats qui mènent la consultation. Ces derniers, rompus aux techniques de négociation tendent à être craints des fournisseurs potentiels. Or le métier d’acheteur a beaucoup évolué dans les dernières années. Ces derniers ne sont pas là pour brimer les fournisseurs potentiels. Ils doivent également veiller à une concurrence loyale, au respect de règles éthiques, etc. Ils ont également une obligation d’innovation qui les rend sensibles à une information de qualité. Aidez-les dans cette tâche en leur fournissant une information de qualité.
  • Identifiez les sujets d’intérêts de vos futurs clients et proposez-leur un rendez-vous, la participation à une conférence, un groupe de travail pour échanger avec eux sur ces sujets.
  • Optimisez votre présence sur LinkedIn, publiez des posts et des articles sur des sujets qui intéresseront vos prospects.
  • Offrez des livres blancs sur votre site internet et alimentez régulièrement votre blog.

 

6.    Construire un plan d’affaires (account plan)

Notamment lorsque l’on vise des organisations complexes, avoir un plan de bataille est indispensable. Le prochain appel d’offres est peut-être dans 18 mois mais le temps passe vite et vos ressources humaines et financières n’étant pas infinies il faut les optimiser.

Sur vos prospects Grands Comptes, avoir un plan de comptes vous permet de comprendre l’organisation, l’organigramme et le chemin vers les décisionnaires.

L’objectif étant d’obtenir le plus de rendez-vous possible et que ces rendez-vous soient de qualités et créent des échanges riches et de l’intérêt chez vos prospects.

 

7.    Développer sa connaissance de la concurrence

Quels sont les points forts de vos concurrents ? Quels sont leurs points faibles ? Comment pouvez-vous développer votre proposition de valeur afin de valoriser au mieux les bénéfices de votre offre auprès de vos prospects.

 

8.    Évaluer ses chances d’être retenu en cas d’appel d’offres

En connaissant mieux certains prospects vous vous apercevez qu’ils ont des critères que vous ne remplissez pas. Soit il s’agit de points sur lesquels vous pouvez travailler/progresser avant l’arrivée de l’appel d’offres exemple : une certification qualité, soit il s’agit de critères discriminants que vous ne pourrez pas remplir comme une présence à l’international. Il convient donc de réévaluer régulièrement la pertinence de votre ciblage.

 

9.    Donner envie dès les premières étapes de la prospection

Soyez rigoureux et professionnels dans tous vos échanges avec vos prospects : compte-rendu de rendez-vous, respect de vos engagements, etc… Rien n’est à laisser au hasard.

 

Et surtout montrez que vous avez envie et que vous êtes prêts. L’un des critères de sélection souvent ignoré est la motivation des entreprises répondant. Elle est gage de confiance et devrait rassurer les PME qui hésitent encore à répondre à des appels d’offres. Beaucoup d’organisations préfèrent travailler avec des fournisseurs enthousiastes pour qui ils sont importants !

Pour susciter le désir il faut savoir en montrer !

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